Вопросы и ответы

В моей компании нет четкой структуры и компания в целом нормально работает.
Что нам может дать появление структуры?

Многие компании работают без четкой и понятной организационной структуры. Тем не менее, организационная структура у этих компаний все-таки существует, хотя она и не выражена в явном (графическом) виде.

В компаниях без понятной и известной сотрудникам организационной структуры, как правило, затруднено взаимодействие и осуществляется много лишних или бесполезных действий. Такие компании могут иметь определенные достижения, а иногда даже очень значительные достижения. Но в любом случае отсутствие известной и понятной структуры является для этих компаний сдерживающим фактором. Они имеют успехи не благодаря отсутствию структуры, а не смотря на отсутствие оргструктуры.

Поэтому создание и введение в действие организационной структуры поможет любой, даже очень успешной компании: 1) закрепить и удержать существующие достижения, 2) существенно повысить результативность и увеличить прибыльность.

Какое количество сотрудников должно быть в компании, чтобы начать задумываться над разработкой ее структуры?

Когда компания небольшая, кажется, что ее структура очевидна и всем понятна. Но даже в маленькой компании у каждого сотрудника свое видение и понимание ее структуры. Это приводит к несогласованности, замедлению работы и низкой результативности, не смотря на возможную видимость активной деятельности.

Если в компании более 3-5 человек, то отсутствие известной и понятной структуры уже будет сдерживать ее работу и развитие.

Создавать организационную структуру имеет смысл при любом размере компании. В маленькой компании, к тому же, это можно сделать очень быстро и с минимальными затратами.

С чего начинать разработку структуры компании?

Первым шагом для разработки структуры является осознание и понимание ее действительной необходимости и полезности для компании. Это понимание должно возникнуть или сформироваться у руководства компании, в первую очередь у учредителей.

Дальше идет чисто техническая работа по разработке структуры, которая без предыдущего шага была бы обречена на неудачу.

В книгах по управлению приведены различные типы оргструктур. Какой тип структуры выбрать для реальной коммерческой компании?

Большинство книг по теории организации, в которых и рассматриваются организационные структуры, являются академическими учебниками. Как и большинство учебников, они пишутся теоретиками для теоретиков, поэтому не очень пригодны для реального применения. Написаны они слишком сухим академическим языком, в избытке содержат научную терминологию, сложные схемы и математические формулы, поэтому больше подходят для "загрузки" в оперативную память студентов перед выдачей им диплома.

В популярных книгах по бизнесу можно найти гораздо более практические идеи и рекомендации по устройству компании. Особенно если эти книги написаны практиками. Хотя ни один практик, тем более успешный бизнесмен, не откроет всех секретов в книгах, предназначенных для массового рынка.

Поэтому полезную информацию приходится собирать "по крупицам" из различных источников.

Что бы было проще ориентироваться в теме организационных структур, рекомендуем посмотреть ролик с обзором наиболее распространенной структуры.

Для меня очень важно, чтобы моя компания была динамичной, быстро адаптировалась к переменам и успевала за новыми возможностями.
Не приведет ли использование какой-то определенной структуры к закостенелости и медлительности компании?

Можно провести аналогию между компанией и живым организмом. Если компания подобна организму, то структура компании – аналог скелета для организма. Скелет состоит из костей, но, благодаря своей грамотной конструкции, он не "закостенелый". В конструкции скелета заложена его гибкость.

Скелет помогает организму держать форму, выдерживать внешние нагрузки, перемещаться, выполнять работу и расти.

Грамотная структура не сдерживает, а поддерживает компанию в ее текущей деятельности и развитии.

В нашей компании сотрудники меняются (почти полностью обновляются) два-три раза в год. Такая специфика бизнеса.
Как может помочь структура компании при высокой текучести кадров?

Отвечаем с условием и надеждой, что деятельность вашей компании не направлена на отправку сотрудников в мир иной, еще и с такой скоростью.

Высокая текучесть кадров может быть обусловлена многими факторами: сезонность бизнеса, неблагоприятные условия труда, ошибки в найме, эмоциональный климат в коллективе и др.

И в этом случае эффект от наличия структуры компании будет, как обычно, многократным.

1) Правильная структура компании снижает влияние каждого из этих факторов и уменьшает текучесть кадров.

2) Любая понятная структура компании повышает скорость введения и адаптации в компании новых сотрудников.

3) Графически отображенная структура компании может помочь восстановить компанию буквально из пепла. Подобно тому, как по чертежам или зарисовкам можно восстановить разрушенное ценное здание.

Вы используете какие-то стандартные шаблоны или разрабатываете структуру индивидуально для каждой компании?

Мы не изобретаем велосипед каждый раз.

Мы используем модель предприятия, успешно зарекомендовавшую себя на практике.

В рамках этой модели производится индивидуальная настройка и "подгонка" с учетом вида деятельности и специфики работы конкретной компании.

В целом нашу работу можно охарактеризовать как индивидуальную (и часто очень индивидуальную) настройку "стандартной" системы бизнеса.

У меня две компании. Нужно ли создать структуру для каждой из них или можно объединить их в одну структуру?

Это зависит от профилей деятельности ваших компаний. И от того, что вы считаете компанией: просто юридическое лицо или "механизм" производства конкретного продукта или услуги.

При разработке структур компаний мы не исходим из количества юридических лиц (их, по определенным причинам, может быть значительное количество).

Определяющим фактором является профиль деятельности компании, ее продукты и услуги.

Сколько у вас направлений бизнеса, столько имеет смысл создавать и отдельных компаний (и структур компаний). Юридических лиц в одной компании при этом может быть сколько необходимо.

Если продукты и услуги компаний разные, то компании лучше сразу разъединять.

Если продукт или услуга одной компании плавно перетекает в продукт или услугу другой компании, то возможно имеет смысл объединить их в одну компанию.

У нас несколько учредителей, у каждого из нас свой взгляд на структуру компании.
Уже несколько лет мы не можем прийти к согласию по этому поводу.
Компания, похоже, от этого страдает.
Как нам прийти к согласию?

Компании с группой учредителей – распространенное явление. Часто такие компании похожи на дракона с несколькими головами, каждая из которых разумна, имеет собственную точку зрения и собственные цели. Тело (компания) подчиняется каждой из голов, и иногда от этого его буквально разрывает на части.

По поводу структуры компании в этом случае возможны два варианта решения разногласий:

1) Делегировать (полностью) одному из учредителей полномочия по созданию структуры компании. И он в этом вопросе заменяет и представляет всех учредителей.

2) Разрабатывать структуру всеми учредителями совместно в рамках некоего совета, в котором все обладают равными правами голоса и несут коллективную ответственность.

Второй вариант более долгий, но наиболее предпочтительный.

Мои сотрудники осторожно или негативно воспринимают любые изменения и нововведения.
Как убедить их в необходимости создания новой структуры компании?

Начнем с того, что сотрудников не нужно убеждать и уговаривать в необходимости создания структуры или перехода на новую структуру. Это вопрос компетенции высшего руководства компанию. Решение о структуре компании является стратегическим и находится в области ответственности учредителей компании. Сотрудники ставятся перед фактом.

Владельцам бизнеса очень повезло, что сотрудники, в массе своей, консервативны и поэтому не спешат менять место работы или создавать собственные бизнесы. И как частный случай, они не спешат изменять свои сложившиеся рабочие шаблоны и привычки.

Поэтому любые, даже самые прогрессивные нововведения, часто неохотно принимаются сотрудниками, открыто критикуются или скрыто саботируются.

Структура компании определяется и утверждается учредителями компании с привлечением к работе директоров, топ-менеджеров и руководителей подразделений.

Все остальные сотрудники компании оповещаются о появлении в компании новой структуры, и при необходимости их работа корректируются с учетом новой структуры. Этот процесс, правда, занимает некоторое время и часто требует мужества и терпения со стороны руководителей.

Может ли переход к новой структуре разрушить компанию?
И как избежать возможного ущерба?

Нужно очень постараться, чтобы создать такую структуру, которая разрушит компанию.

Для любой компании предпочтительнее иметь сколь угодно плохую, но единую и понятную структуру, чем не иметь ее совсем.

Если вы создаете или существенно меняете структуру компании, не ставя при этом в известность сотрудников, то будьте готовы, что некоторых сотрудников от такой резкой смены курса может выбросить за борт.

В маленькой компании можно хоть каждый день передоговариваться об изменении структуры, функций, ролей и полномочий.

Но чем крупнее ваша компания и чем круче вы хотите ее развернуть, тем более плавными, понятными и предсказуемыми для команды должны быть ваши действия.

Я создал структуру своей компании.
Как мне донести ее до сотрудников, и заставить их ее использовать?

Судя по всему, у вас небольшая компания. Вы – руководитель, и вам непосредственно подчиняются все остальные сотрудники.

Вы приняли решение и сделали стратегически очень важное дело – у вас в компании появилась единая структура.

Теперь нужно сделать ее понятной и желанной для большинства ваших сотрудников.

Для начала можно провести общее собрание персонала и сделать презентацию новой организационной структуры. Для такой презентации не требуется ораторское искусство и артистизм, а гораздо важнее ваша точка зрения, здравый смысл и логика. Если все это присутствует, то сотрудники, как минимум, увидят в новой структуре рациональное зерно и собственную выгоду.

Дальше нужно просто продолжать показывать, рассказывать, обсуждать, отвечать на вопросы, просить их отвечать на вопросы о структуре вашей компании.

Профессиональные услуги по разработке структуры компании стоят приличных денег.
Через какой срок эти затраты обернутся прибылью для компании?

За услуги в принципе отдавать деньги более жалко, чем за материальные продукты. Услугу сложно взвесить, измерить, да и не просто потрогать перед приобретением. Кроме того, в оценке качества услуг присутствует много субъективных факторов, поэтому услугу сложно обменять или вернуть по гарантии.

Тем не менее, в крупных компаниях принято пользоваться услугами внешних профессионалов и специализированных компаний. А небольшие компании, по понятным причинам, чаще стараются все делать самостоятельно.

Не стоит нарушать эти традиции и при разработке организационной структуры. Маленьким компаниям не стоит приобретать дорогие услуги, предназначенные для больших компаний. А большим компаниям не стоит экономить на профессиональных услугах и заниматься ремесленничеством самостоятельно.

В любом случае, разумные инвестиции времени, денег и человеческих ресурсов в разработку организационной структуры достаточно быстро окупаются. Правильная структура компании всегда способствует увеличению дохода и прибыльности компании. О конкретных цифрах имеет смысл говорить индивидуально, с учетом особенностей конкретной компании.

Сколько времени может занять разработка структуры компании «с нуля»?

Разработка структуры занимает от нескольких дней до нескольких недель в зависимости от размера компании.

Структуру небольшой компании можно проработать за несколько дней. В крупной компании этот проект может занять больше месяца.

После требуется несколько недель или месяцев, чтобы компания полностью перешла на работу в соответствии с появившейся структурой.

Для компании лучше максимально быстро создать не самую идеальную структуру, чем годами вести работу по поиску и созданию "идеальной" структуры.

Сделал наброски несколько вариантов структуры своей компании. И теперь запутался, не знаю, какой лучше выбрать.
«Созрел» для того, чтобы привлечь специалистов.
Как их выбрать?

Вы проделали очень важную работу. И действительно, со специалистом вам будет проще выбрать наиболее оптимальную из ваших структур. Специалист также при необходимости поможет ее скорректировать и улучшить.

При выборе специалистов, как обычно, рекомендуется собрать больше данных о самой консалтинговой компании и о выполненных ей проектах.

Информация о выполненных проектах обычно является конфиденциальной или часто даже названия компаний-клиентов широко не афишируется. Но иногда можно найти возможность пообщаться с владельцами компаний напрямую и получить из первых рук информацию об их результатах от создания и использования организационной структуры.

Также полезно ознакомиться с информационными материалами и методиками, используемыми специалистами-консультантами. Такие материалы обычно можно найти на сайтах таких консалтинговых компаний или на проводимых ими семинарах и презентациях.

Давно думаю над созданием четкой структуры компании, но не хватает времени заниматься этим самому.
Можно ли заказать разработку структуры специалистам?

При создании структуры компании чрезвычайно важна точка зрения Основателя бизнеса. Никакие, даже самые компетентные, сторонние специалисты не смогут заменить в этом Основателя бизнеса.

Специалистов имеет смысл привлекать, чтобы не упустить важных но не очевидных моментов, выполнить работу сразу на профессиональном уровне, сократить время на разработку, довести разработку до результата и уменьшить риски при внедрение новой структуры. Но при этом основатели (владельцы, учредители) компании должны принимать непосредственное участие в этой работе.

Структура компании в первую очередь должна быть понятна и нравиться основателям компании. Можно сказать, что структура компании отражает точку зрения и работает благодаря уверенности Основателя, а потом уже остальных руководителей и сотрудников.

Как добиться чтобы компания начала работать в соответствии с разработанной структурой? Сколько может длиться такой переходный период?

Действительно, необходимо добиваться, чтобы компания заработала в соответствии с новой структурой. Особенно если в новую структуру были внесены существенные изменения. Особая настойчивость и намерение руководства необходимы на первоначальном этапе, чтобы "сломать" прежние привычки работы и сформировать новые.

Продолжительность переходного периода может быть от нескольких недель до нескольких месяцев.

Продолжительность внедрения новой структуры зависит от размера компании и ряда факторов и подводных камней, связанных с сопротивлением группы любым изменениям и нововведениям.

Но в наибольшей степени продолжительность внедрения определяется волей руководства, которая сталкиваясь с сопротивлением может ослабевать. Поэтому, к сожалению, существует вероятность "неприживания" новой структуры и отката к привычной в прошлом системе работы.

Не важно новая или старая у компании структура и принципы работы. В любом случае одна из главных задач руководства постоянно добиваться и обеспечивать, чтобы компания работала в соответствии с этой структурой и принципами.

Как часто (или с какой периодичностью) нужно корректировать или перерабатывать структуру компании?

Если структура разработана правильно, то она не будет нуждаться в принципиальной переработке даже спустя много лет.

Тем не менее, по мере развития и роста компании будут возникать "новые" функции, которые будет необходимо отражать в ее структуре (на оргсхеме). Правильная структура изначально готова к появлению этих функций, поэтому каждая из таких функций встанет на свое место.

Оргсхема отражает не только подразделения и функции, но и сотрудников. А сотрудники перемещаются по структуре компании. Поэтому ответственный за оргсхему должен поддерживать ее в актуальном состоянии.

В любом случае, не зависимо от наличия изменений и дополнений, структуру рекомендуется пересматривать ("перепросматривать") ежегодно. Эта занимает всего пару дней и вдыхает в компанию новую жизнь, идеи и энергию.

Если всем моим сотрудникам будет известна подробная структура нашей компании, то не будем ли мы выращивать конкурентов из сотрудников?

Некоторый риск в этом присутствует. Поэтому некоторые крупные компании (как, например, Apple) держат подробную структуру в секрете от рядовых сотрудников. Сотрудники посвящены только в структуру непосредственно своего подразделения. Но даже такие "осторожные" компании оберегают оргсруктуру (и подобную информацию) не от сотрудников, а от крупных конкурентов.

Хотя структура и является фактически фундаментом компании, скопировать компанию только по ее оргструктуре невозможно.

Структура компании, как и любая корпоративная информация, является интеллектуальной собственностью компании и находится под законодательной защитой. И не лишним будет дополнительно проинформировать сотрудников об этом.

Я в компании работаю один (я индивидуальный предприниматель).
Мне нужна какая-то структура компании?
Что она мне даст?

В вашем случае необходимость оргструктуры не так очевидна. Тем более, что она у вас уже есть. Все, что вы считаете нужным знать о вашей деятельности, и так хранится у вас в разуме.

Структура вашего бизнеса известна и понятна всем сотрудникам (в вашем лице), поэтому нет никаких конфликтов и разногласий.

Если вы не планируете нанимать и вводить в курс дела сотрудников, то структура в одном экземпляре, в вашем разуме, приемлемое решение.

Но можно кое-что улучшить. Разум можно существенно разгрузить для ежедневной оперативной работы, если перенести структуру (и другую важную информацию о бизнесе) на внешние носители информации.

И когда вы из собственного многомерного разума попытаетесь перенести полностью понятную вам картину на двумерную плоскость, вы обнаружите для себя ряд интересных вещей. Вы обнаружите, что ваша структура недостаточно полная, цельная, понятная, подробная, логичная и четкая даже для вас. Вам, вероятно, захочется ее улучшить. И тогда вы узнаете много нового об истинном потенциале и скрытых "золотоносных жилах" вашего предпринимательства.

Для предпринимателя, работающего в одиночку, оргсруктура в графическом виде (оргсхема) может служить и картой (чтобы видеть бизнес в целом), и шпаргалкой (чтобы не забывать важных деталей), и стратегическим планом работы (чтобы выводить свою деятельность на новый уровень).

И вам для разработки оргструктуры не нужна помощь консультанта, достаточно посетить хороший семинар на эту тему.

Мы только начинаем бизнес.
Есть ли смысл прямо сейчас создавать структуру компании, или лучше подождать, чтобы компания подросла, и было, что структурировать?

Конечно, удобнее и нагляднее создавать структуру, когда в компании уже ведется результативная деятельность. В этом случае оргструктура усиливает и масштабирует результаты.

Но для того, чтобы начать любую деятельность необходимо какое-то первоначальное представление об оптимальном способе ведения этой деятельности. Это представление и имеет смысл отразить и визуализировать с помощью оргсхемы.

Особенно это будет полезно, если вас изначально несколько человек. Так вы быстрее придете к согласию и по деятельности компании в целом, и по распределению полномочий.

Внимание! Не пропустите момент, когда компания наберет обороты. В это время структуру нужно будет пересмотреть и проработать уже детально. Такая новая структура вас разгрузит. Если этот момент будет упущен, то при дальнейшем увеличении скоростей, вам будет сложно вырваться из рутины, в том числе и для того, чтобы заняться созданием структуры.

Моя компания в целом нормально работает, но я, как владелец и директор, испытываю перегрузку. Может ли какая-то структура компании меня разгрузить?

Одно из назначений орструктуры разделить и равномерно распределить нагрузку между дееспособными сотрудниками компании.

Если вы испытываете перегрузку, то, возможно, кроме функций учредителя и директора вам приходится выполнять и значительное количество других функций и обязанностей.

Правильная оргструктура поможет вам обнаружить эти "чужие" функции. И при желании вы сможете разгрузить себя, передав их выполнение другим ответственным. Оргсхема покажет вам, что можно передать и кому правильнее это передать.

В нашей компании (мы учредители) есть директора, но они явно перегружены своей работой.
Каждому из них напрямую подчиняются десятки сотрудников.
Мы предполагаем, что у нас не хватает руководителей среднего звена.
Может нам нужно изменить структуру компании?

Нехватка руководителей среднего звена очень типична для большинства российских компаний. Это снижает управляемость компанией и сдерживает ее развитие. У высших руководителей просто не хватает внимания и сил контролировать большое количество мелких областей и отдельных сотрудников.

Основная причина этого, как это не странно, не в недостатке толковых потенциальных руководителей среднего уровня, а в неопределенности областей их ответственности.

С руководителями высшего уровня (директорами) все более-менее понятно. Их ответственность – это вся компания или ее крупные области (коммерческая деятельность, финансы, производство и т.п.) И даже между ними случаются конфликты и разногласия из-за разного понимания своих областей ответственности.

А руководители среднего уровня даже и не могут полноценно занять пост, если их область не определена четко. И даже если их наделяют какой-то ответственностью, то им сложно удержать размытую область и оправдать ожидания высшего руководства.

Решением является именно оргсхема, причем проработанная достаточно подробно. Она даст понимание всех областей деятельности компании. А когда область понятна, найти достойных кандидатов и поставить их на пост гораздо проще.

Я являюсь совладельцем и одним из руководителей компании. Я отвечаю за коммерческие вопросы, остальные соучредители отвечают за другие области. У нас часто возникают конфликты по поводу областей ответственности, мы мешаем друг-другу. Я понимаю, что четкая структура компания и разграничение ответственности нам очень необходимы. Как и остальных учредителей привести к такому пониманию?

Вы настолько хорошо описали ситуацию и сформулировали вопрос, что сами на него и ответили.

Ваши соучредители наверняка тоже осознают всю неоптимальность ситуации. Обсудите это вместе. Предоставьте им больше данных о ценности оргсхемы.

Я — генеральный директор, но не владелец, компании. Я в компании относительно недавно, но уже вижу необходимость ее структурирования и реорганизации. А учредитель сам не хочет ничего менять, говорит: «делай что хочешь, главное, чтобы дела шли вверх». Могу ли я сам реорганизовать компанию? Какие меня могут ждать «сюрпризы»?

Вашему учредителю повезло с вами. Чаще инициатива создания понятной структуры в компании исходит от учредителей. И им приходится "уговаривать" директоров и заручаться их поддержкой при создании и внедрении орструктуры.

В вашем случае наоборот. Вы уже "созрели", а учредитель еще нет (или уже "перезрел" и опустил руки).

Ваш интерес к созданию структуры понятен. Она действительно облегчит вашу работу и повысит результативность всей компании, которой вы руководите.

Вы могли бы "в обход" учредителя создать структуру компании после того, как хорошо разберетесь с ее текущей деятельностью. Но это будет похоже на наведение правильного для вас порядка в чужом доме. Даже если вам позволят это сделать, то у хозяев может возникнуть желание расставить все снова по своему усмотрению. Ваш труд может пропасть даром.

Лучше всего создавать структуру учредителям и директорам совместно. И окончательное слово и решение за учредителями.

Если вы хотите заручиться поддержкой учредителя, приходите вместе на один из наших семинаров по структуре компании.

У нас реальная производственная компания. Мы не продаем и не перепродаем, мы сами производим продукцию. Применима ли ваша методика создания структуры компании к нашей деятельности?

Да, мы работаем с производственными компаниями.

Модель, которую мы используем, универсальна. Она в равной степени результативна и для торговых, и для производственных предприятий, и для сферы услуг.

Не хотим уменьшить ценности торговых компаний, но наибольшую симпатию мы испытываем именно к производственным. Особенно к нашим Российским производственным компаниям.

Мы мечтаем, что надпись "Сделано в России", будет приравниваться к Знаку качества. И работаем над этим.

Я 16 лет назад создал свою компанию, разное было, но мы справились. Сейчас компания — лидер в отрасли. Нам действительно нужна реорганизация и создание четкой структуры компании, мы хотим укрепить наши позиции на рынке и двигаться дальше. Хотим обратиться к специалистам за разработкой такой структуры. Но как вы можете нам помочь, если вы вообще не в теме нашего бизнеса? Никто лучше меня наш бизнес не знает.

Проработанная и введенная в действие структура поможет вам закрепить достигнутое. И станет надежной опорой для новых достижений.

Действительно, никто не знает вашу компанию и вашу специфику лучше вас. Ваши знания и опыт бесценны и незаменимы.

Хорошие специалисты-консультанты могут помочь вам систематизировать и упорядочить ваши знания и наработки в виде грамотной профессиональной оргсхемы предприятия.

Здравствуйте! Я недавно перешел работать в новую компанию. В прошлой была более-менее понятная структура, я был начальником службы, у меня был начальник и несколько подчиненных. А новой компании нет никакой структуры (за два месяца работы я ее так и не обнаружил). Мне дают распоряжения несколько человек, я путаюсь, нервничаю, но как-то пока работаю. Как мне, рядовому менеджеру, повлиять на свое руководство? Я хочу больше порядка и понимания в этой компании.

Вы попали в обычную, с точки зрения "организации", компанию.

К сожалению, у вас немного шансов достучаться до руководства с вашим предложением по структуре. Но попробовать, однозначно, стоит. Ведь вы искренне стремитесь улучшить работу компании. Даже если к вам не прислушаются, ваша совесть будет чиста.

Попробуйте как-то "подбросить" руководству вашей компании информацию о важности структуры компании. Например, ссылки и видео с нашего сайта или с подобных.

Или вы можете отправить нам данные о вашей компании и контакты руководства, которое может принимать стратегические решения. Наши специалисты очень постараются вступить в контакт и при возможности помочь.

Спасибо за ваш вопрос. Мы ответим на него в ближайшее время.